Jeżeli macie własną firmę i chcielibyście zacząć przyjmować płatności kartami, ale nie wiecie jak to zrobić, albo boicie się, że zapłacicie za tę przyjemność jak za zboże - tu znajdziecie krótki poradnik. Mam nadzieję, że po jego przeczytaniu przynajmniej niektóre wątpliwości z tym związane zostaną rozwiane a Wy utwierdzicie się w przekonaniu, że płatności bezgotówkowe warto akceptować.

Zwykły terminal czy mPOS

To pierwsze pytanie, na które powinni znaleźć odpowiedź właściciele firm planujący rozpoczęcie akceptacji kart. Terminale to urządzenia, które służą do przyjmowania płatności tymi instrumentami. Znacie je ze sklepów czy punktów usługowych. Jednak nie musicie mieć takiej dużej maszyny. Na rynku są dostępne także tzw. mPOS-y. To niewielkie, przenośne urządzenia, które stają się terminalem w połączeniu ze smartfonem lub tabletem.

mPOS-y mają kilka zalet. Pierwsza z nich to niewielki rozmiar – są o wiele mniejsze i lżejsze niż zwykły POS. Do tego uruchamiają się natychmiast niemal tak samo jak smartfon. Na "odpalenie" tradycyjnego POS-a trzeba jednak chwilkę poczekać. Natomiast wadą mobilnego terminala jest brak drukarki. Potwierdzenie transakcji albo dokument zaświadczający, że z jakichś przyczyn do niej nie doszło, można wysłać jedynie e-mailem. To dla wielu klientów może być problem. Natomiast dla sprzedawcy problemem może być konieczność posiadania smartfona z dostępem do internetu. Bo to za jego pomocą mPOS łączy się ze światem.

Przeczytajcie także: • 5 wskazówek jak zwiększyć szanse na odzyskanie pieniędzy po cyberataku

Wybierając między POS-em a mPOS-em trzeba jeszcze zwrócić uwagę na koszty obsługi. Firmy, które dziś oferują te urządzenia, stosują dwa modele sprzedażowe. Mobilne terminale zazwyczaj są sprzedawane na własność. Klienci, a więc firmy akceptujące płatności kartami, nie ponoszą żadnych kosztów związanych z użytkowaniem tych urządzeń – płacą tylko prowizję od przyjętych płatności.

Z kolei stacjonarne POS-y zwykle są wydzierżawiane, czyli firma używająca od każdego z nich płaci określony czynsz na rzecz operatora terminala (agent rozliczeniowy). Dzierżawa to koszt 30-60 zł miesięcznie. Natomiast jednorazowy koszt zakupu mPOS-a to 300-600 zł.

Terminal z modułem GPRS czy bez

Jeżeli zdecydujecie się na tradycyjny terminal, będziecie musieli wybrać też sposób, w jaki urządzenie to połączy się z centrum autoryzacyjnym. Jeżeli w punkcie, w którym terminal będzie pracował, macie linię telefoniczną albo internet, możecie podłączyć do niej terminal zwykłym kablem albo przez WiFi i będzie po problemie. Gorzej, jeżeli sieci nie ma. Wówczas powinniście wybrać terminal z modułem GPRS.

Dzięki niemu urządzenie będzie łączyło się za pośrednictwem sieci komórkowej. Ale uwaga! Jeżeli sklep czy punkt usługowy znajduje się pod ziemią albo w budynku w grubymi murami, terminal może mieć problem z połączeniem. To skutkować może tym, że procesowanie transakcji będzie trwało długo. Albo niektórych w ogóle nie da się przeprowadzić. Czasem w rozwiązaniu kłopotu może pomóc instalacja dodatkowej anteny poprawiającej jakość komunikacji GPRS.

Musicie pamiętać jednak o tym, że dzierżawa terminala z modułem GPRS jest zwykle o kilka-kilkanaście złotych miesięcznie droższa w porównaniu z dzierżawą terminala bez tej technologii. Za to może on pracować poza siedzibą Waszej firmy. Jeżeli prowadzicie na przykład knajpę z dostawą, pracownik może zabrać terminal z GPRS ze sobą i przyjąć płatność w domu klienta. Jeżeli natomiast dysponujecie komputerowym systemem kasowym, możecie wybrać tzw. PIN pad. To urządzenie podłączane do komputera, na którym klienci płacący kartami mogą autoryzować kodem PIN transakcje inicjowane w systemie kasowym.

Wybór operatora terminali

Na polskim rynku działa przynajmniej kilkunastu agentów rozliczeniowych. Najwięksi z nich to eService, First Data Polska, Bank Pekao, Elavon a mniejsi: Polskie ePłatności, REVO czy SIX Payment. Konkurencja jest więc spora i nie powinniście mieć problemu ze znalezieniem operatora spełniającego Wasze oczekiwania. Jeżeli natomiast zdecydujecie się na zakup mPOS-a, możecie skorzystać z oferty firm m.in. Payleven, Paymax, SumUp czy również Polskich ePłatności.

Na co powinniście zwracać uwagę wybierając ofertę jednego z dostawców urządzenia? Oczywiście na cenę, na którą składa się koszt dzierżawy terminala, o której napisałem wyżej oraz prowizja od przyjętych transakcji, o której piszę w dalszej części tekstu. Ale cena to nie wszystko.

Przeczytajcie także: • Jaki telefon kupić, by zainstalować na nim kartę do płatności HCE

Jednym z najważniejszych elementów oferty operatora terminala jest czas oczekiwania na przelew środków pochodzących z transakcji bezgotówkowych. Im jest krótszy, tym lepiej, gdyż szybciej dostaniecie pieniądze. Na rynku nie ma standardu w tym zakresie. W zależności od agenta rozliczeniowego i banku, w którym macie rachunek, oczekiwanie na przelew środków z transakcji może trwać nawet kilka dni. Ale można znaleźć też operatorów, którzy już następnego dnia przelewają pieniądze. To ważne, bo od tego może zależeć płynność Waszej firmy.

Drugim elementem oferty, na który powinniście zwrócić uwagę, jest serwis. Terminal to tylko maszyna i zawsze może się popsuć. W czasie, kiedy nie będzie sprawny, nie będziecie mogli przyjmować płatności kartami. To może oznaczać utratę klientów nieposiadających gotówki oraz naraża Wasz wizerunek na szwank wśród tych, którzy przychodzą do Waszej firmy dlatego, że mogą płacić kartą. Dlatego okres od zgłoszenia awarii do jej usunięcia powinien być jak najkrótszy.

Prowizja stała czy zmienna

Oprócz ceny dzierżawy (w przypadku terminala stacjonarnego) lub ceny zakupu (w przypadku mPOS-a), do kosztów obsługi transakcji kartowych należy zaliczyć prowizję zmienną, uzależnioną od wartości płatności przyjętych za pośrednictwem terminala. Prowizja ta z założenia jest nieraz kilkukrotnie wyższa w przypadku korzystania z mPOS-a.

Dostawcy tych urządzeń zakładają, że będą z nich korzystać przedsiębiorstwa o mniejszych obrotach, przynajmniej tych realizowanych kartami. W związku z tym koszty zmienne agenta rozliczeniowego rozkładają się na mniejszą liczbę płatności. Dziś prowizja od płatności realizowanych w mPOS-ach wynoszą średnio od 1 proc. do nawet więcej niż 2 proc. wartości transakcji. W przypadku korzystania z terminala stacjonarnego można już wytargować prowizje wynoszące dużo poniżej 1 proc.

Przeczytajcie także: • Terminal i kasa fiskalna w jednym urządzeniu? Wreszcie ktoś to zrobił

Ale uwaga! Agenci rozliczeniowi stosują różnego rodzaju modele prowizyjne. Najwygodniej im zaproponować Wam stałą prowizję, zwaną MSC. Złoży się na nią wiele składników, wśród których jest np. interchange, czyli prowizja dla banku wydawcy karty. Ale ile ona wynosi, nie będzie Was obchodziło. Po prostu będziecie płacić jedną stawkę procentową do czasu podpisania nowej lub aneksu posiadanej umowy.

Możecie jednak rozważyć zawarcie kontraktu w modelu "interchange plus, plus". W takim wypadku owym pierwszym plusem będą prowizje na rzecz organizacji płatniczych a drugim marża agenta. Dzięki temu zmiana interchange (a ostatnio spadała ona kilka razy) może dla Was oznaczać automatycznie spadek kosztów obsługi kart. Problem w tym, że im mniejsza firma tym ma mniejsze szansę, by umowę w modelu "interchange plus, plus" wynegocjować u agenta rozliczeniowego. Nie jest to jednak niemożliwe.

Wybierzcie usługi dodatkowe

Pamiętajcie, że koszty transakcji kartami możecie obniżyć decydując się na oferowanie za pomocą terminala dodatkowych usług. Jedną z nich jest np. cashback, czyli możliwość wypłaty klientowi gotówki z kasy przy okazji dokonywania przez niego płatności kartą za zakupy w Waszej firmie. Agenci rozliczeniowi oferują za to prowizję, która może wynosić od 0,5 do 1 zł od każdej wypłaty.

Decydując się na oferowanie cashbacku musicie jednak pamiętać, że pogorszy on płynność Waszej firmy. Pieniądze z kasy powędrują do klienta a na Wasze konto wrócą na przykład następnego dnia. Z drugiej strony obniżycie koszty obsługi gotówki, a więc np. prowizji za wpłatę na rachunek bankowy.

Za pośrednictwem terminala możecie też świadczyć inne usługi, jak np. doładowywanie telefonów czy przyjmowanie płatności za rachunki. Z prowizji za takie drobne rzeczy może nazbierać się kwota, która w znacznym stopniu zredukuje albo nawet wyzeruje koszty obsługi płatności kartami.

Jeżeli macie jakieś pytania, zadawajcie w komentarzach. Postaram się odpowiedzieć sam lub radząc się znajomych specjalistów. Jeżeli okaże się, że poradnik nie wyczerpuje wystarczająco tematu, w przyszłości napiszę jego poprawioną, rozszerzoną wersję.